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Hoje falaremos sobre controle de registros, e fique ligado que tem bônus exclusivos no decorrer do artigo.

Em mais de 22 anos trabalhando com gestão empresarial e implantação de certificações, foram inúmeras vezes que eu ouvi de pessoas que não conheciam e não tinham implantado a ISO 9001 na sua empresa afirmarem o seguinte:

“A ISO 9001 gera muita burocracia na empresa”

Eu ficava indignado e me perguntava, como assim, eu trabalho com isso, sei exatamente que é o contrário.

Mas aí comecei a perceber o comportamento das pessoas e percebi que existe milhares de pessoas que emitem a sua opinião sem saber, ou simplesmente emitem qualquer opinião.

Um dia desses estava conversando com um amigo e eu contava para ele sobre uma conferência que eu havia participado e que nessa conferencia tratou-se muito do tema I.A (Inteligência Artificial), que foram apresentados vários cases sobre o assunto e que as empresas estavam vendendo na feira essa tecnologia em seus stands.

Até aí tudo normal, até que em dado momento ele se vira pra mim e pergunta o que é Inteligência Artificial?

Eu expliquei tranquilamente achando que iria acrescentar um conhecimento extra a ele, e foi quando ele afirmou pra mim:

Ah não, isso não vai dar certo não!

Isso é coisa de filme de ficção e no Brasil principalmente isso é impossível!

Eu olhei pra cara dele desacreditando no que tinha acabado de ouvir e falei:

Cara eu não estou falando o que eu acho eu estou te contando que a tecnologia existe, não ela não é ficção cientifica e ela já está em diversas empresas brasileiras!

Ufa! Achei que havia conseguido transmitir o que de fato eu tinha visto, porém sem sucesso, ele simplesmente encerrou a conversa dizendo “Eu não acredito que isso exista não.

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Eu quis exemplificar esse caso, pois dizer pra mim que a ISO 9001 gera burocracia é uma grande besteira, principalmente quando você não conhece ou não tenha participado de uma implantação.

Na minha visão e experiência de todos esses anos dentro de organizações, eu só a ISO contribuir para eliminar a burocracia que as atividades do próprio negócio geram em decorrência de obrigatoriedade do próprio estado.

Existem documentos que passam de 5, 10 anos ou até 30 anos em que a empresa deve manter a guarda, como por exemplo documentos relacionados a folha de pagamento, previdência social e documentos fiscais.

A organização que a ISO 9001 gera, não é burocracia, é conhecimento Organizacional que está sendo retido e padronizado para otimização de um sistema de gestão.

Vejo em meus clientes da Amplitude por exemplo:

No início do trabalho praticamos a implantação dos 5Ss (em outro momento falamos dele, uma ferramenta poderosíssima), já estive em cliente que chegou a descartar 3 (três) toneladas de papel inútil em 1 único dia, imaginem a quantidade de papel economizado em 1 ano?

Se eles tivessem um controle de registros implantado, provavelmente não teriam que administrar toda essa papelada inútil por tantos anos.

Conheci muitos clientes que tinham um setor de arquivos com três funcionários, que após a implantação do controle de registros a responsabilidade por arquivar e recuperar documentos e registros ficaram a cargo de cada setor, conseguindo alocar os funcionários em funções produtivas e eliminar o desperdício de tempo que tinham ao passar o dia inteiro esperando alguém solicitar ou entregar algum registro do arquivo.

Portanto eu considero o controle de registros uma ferramenta que desburocratiza as empresas, na verdade essa prática organiza e controla tudo que é registrado fisicamente ou eletronicamente dentro ou fora de uma empresa.

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Como funciona o controle de registros?

No controle de registros você define:

  1. O nome do registro;
  2. Quem tem acesso ao registro (nome, setor ou função responsável);
  3. Por quanto tempo você vai guarda-lo nas dependências do setor;
  4. De qual maneira você vai guardá-lo (se é por ordem alfabética, numérica, cronológica, randômica);
  5. Após quanto tempo ele vai para o arquivo morto (se necessário) e depois em quanto tempo aquele registro é descartado;
  6. O tipo de registro se é físico ou eletrônico.

Então quando você aplica na prática o controle de registro ele reduz drasticamente a burocracia.

Pois você administrará somente aquilo que você é obrigado por força de lei e o restante é gerenciado baseado na sua utilidade, eliminando quando não for mais necessário.

O controle de registro tem uma característica muito interessante.

Quando você começa aplica-lo você passa a conhecer os registros que um setor ou que a sua empresa gera e nesse momento você se cura da “Síndrome da guarda infinita do registro”.

Aquele medo de descartar aquele registro que está na sua gaveta a 3 anos e você tem medo de jogar fora embora ele esteja salvo no seu computador.

A sua empresa tem uma boa gestão de registros? Faça o teste!

Esse teste eu faço de vez em quando em alguns clientes.

Eu peço que ele localize um registro, logo no início da implantação da nossa metodologia, eu peço que ele busque um registro qualquer.

Em 90% dos casos eu fico esperando mais de 30 minutos, ou simplesmente ele não acha!

Claro que o cliente não tem culpa nenhuma, ele não possuía um método, ou ferramenta para isso.

Já após a implantação o jogo é muito rápido, se tiver dentro do setor é no máximo 30 segundos, se estiver em qualquer outro setor da empresa são 5 minutos.

Então faça um exercício simples para medir eficiência e organização da sua empresa ou do seu setor.

Trata-se do teste dos 30 segundos. Tente localizar qualquer registro do ano anterior na sua empresa!

Pode ser um contrato, uma ordem de serviço ou qualquer outro registro.

Se você ou qualquer outra pessoa, independente de utiliza-lo ou não, encontra-lo em 30 segundos ou menos, há um forte indício de que a gestão de sua empresa preza por organização dos registros e provavelmente ela tem uma forte probabilidade de ser mais produtiva do que outras que não organizam tão bem os seus registros.

Então lembre-se, quem gera a burocracia não é ISO 9001 é a própria empresa que não possui ou não respeita métodos consagrados de controle de registros.

Se quiser saber um pouco mais sobre o que podemos fazer pela sua empresa hoje clique aqui.