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A análise e o tratamento de Não Conformidades (ATNC), tem como objetivo estudar e buscar soluções das não conformidades reais ou potenciais, de forma a limitar suas causas, evitar sua repetição ou ocorrência e monitorar o desempenho dos processos, bem como assegurar que produtos/serviços não-conformes venham a ser utilizados de forma não intencional.

Em um processo de consultoria/auditoria os problemas e erros no processo, são classificados como, Não Conformidade (NC), ou seja, não estão CONFORME descrição e interpretação da norma e podem ser classificados como:

  • Não Conformidade Menor: Uma falha em um processo ou procedimento interno, ou a constatação de um agravamento adicional do controle existente. Podendo ser considerado como contribuição para o sistema se tornar ineficaz. Requer investigação de causa raiz e ação corretiva. Se não investigada, pode virar uma Não Conformidade Maior!
  • Não Conformidade Maior: Uma falha que já afeta a eficácia do sistema ou que seus resultados coloquem em risco a capacidade do sistema de gestão. Requer contenção imediata, análise de causa raiz e ação corretiva imediata.

Então, para resolver as não conformidades, conforme relação acima, devemos agir! O fato de agir, buscando a resolução é chamado de AÇÃO CORRETIVA: Ação para eliminar a causa de uma não conformidade identificada.

Buscar a solução é o primeiro e melhor posicionamento para quem trata a ATNC, ou seja, a empresa se mostra envolvida na solução, porém é muito comum que a forma de buscar a solução seja conduzida de maneira errada, assim separamos as 7 principais dicas, baseadas nos erros mais comuns em uma ATNC.

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7 PRINCIPAIS DICAS PARA ATNC:

Separe a razão da intuição

Ir direto à solução do problema sem analisar os ângulos da questão ou explorar alternativas pode te fazer errar e concluir por intuição.

Não tenha pressa, verifique com calma e com o tempo necessário

Outro erro comum é decidir pelo mais fácil, desprezando dados e fatos fundamentais, por pressa ou dificuldade em obtê-los.

Entenda o tamanho real do problema

A solução pode estar em esfera superior de decisão, não são da competência do grupo e gasta-se tempo e recursos na busca de soluções que são de responsabilidade de outros setores.

Questione o resultado

É muito importante analisar todas as frentes e possibilidades, não ficar confortável com a primeira solução, insistir na busca de outras soluções, analisando objeções e dificuldades.

Divida para conquistar

Outro erro é isolar-se com o problema: não consultar pessoas chaves, nem as que serão responsáveis pela ação e nem as que serão afetadas pela solução, não irá permitir que sua análise seja completa.

Analise os DETALHES

A maioria das soluções são encontradas após aprofundar a análise, neste momento cada detalha importa e pode apresentar a solução ideal;

Entenda o que é sintoma e o que é o problema de fato

Às vezes, quando tentamos solucionar a causa de uma não-conformidade, seja ela maior ou menor, descobrimos que o que estamos tratando representa, na verdade, um SINTOMA do problema e não a causa raiz da ocorrência em si.

Principal dica: existem várias metodologias disponíveis que auxiliam nessa tarefa: Diagrama de Ishikawa, 5 Por Quês (disponibilizamos o modelo lá em cima), Diagrama de Pareto, Brainstorm e PDCA, todas estas ferramentas e metodologias irão te ajudar no ATNC, e sem dúvida tem uma utilidade e aplicação que melhor se adapte á realidade do problema, da empresa/setor.