É muito comum que as organizações fiquem ansiosas e até receosas antes da primeira auditoria de certificação.
Há, em geral, uma grande expectativa sobre o comportamento dos auditores.
É compreensível já que é um momento de exposição dos auditados que pode revelar pontos de atenção.
Nesse artigo, vamos tratar dos princípios de auditoria e dos auditores para tranquilizar sua organização quanto a esse processo.
A NBR ISO 19011:2018, é a norma que estabelece as diretrizes para a realização de auditorias de primeira, segunda ou terceira parte para sistemas de gestão.
A norma ajuda a tornar o processo de auditoria mais justo, funcionando como o manual do auditor.
A norma fornece orientação para:
– Todos os tamanhos e tipos de organizações,
– Auditorias de escopos e escalas variadas,
– Conduzidas por grandes equipes ou auditores únicos,
– Em organizações grandes ou pequenas.
Os resultados da auditoria podem contribuir para a identificação de necessidades, melhorias e ainda fornecer dados para análise ou planejamento do negócio.
Uma auditoria pode ser realizada em relação a:
- Requisitos definidos em um ou mais padrões do sistema de gestão;
- Políticas e requisitos especificados pelas partes interessadas relevantes;
- Requisitos estatutários e regulamentares;
- Um ou mais processos do sistema de gestão definidos pela organização ou outras partes;
- Requisitos definidos em um ou mais padrões do sistema de gestão;
- Plano (s) do sistema de gestão relacionado (s) à disponibilização de resultados específicos de um sistema de gestão (por exemplo, plano de qualidade, plano de projeto).
Aqui, nesse artigo, vamos tratar em especial dos princípios da Auditoria.
Mas é importante dizer que eles só se confirmaram na prática se estiverem presentes as competências pessoais do requisito 7.2.2.
As principais competências para um auditor são:
- Ser ético;
- Ter a mente aberta;
- Ser diplomático;
- Observador;
- Perceptivo;
- Persistente;
- Decisivo;
- Autocontrole;
- Ser firme;
- Estar aberto a melhorias;
- Ser colaborativo;
- Respeitar a cultura do auditado.
O comportamento pessoal durante toda auditoria deve ser condizente com essas competências.
Finalmente, chegamos aos 7 princípios da Auditoria:
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Integridade:
Um auditor deve ser, sobretudo, ético. O auditor deve agir com imparcialidade de forma honesta e responsável;
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Apresentação justa:
As conclusões/ evidências de auditoria devem refletir a verdade. Não existe “achismo” em auditoria.A comunicação do auditor deve ser clara e justa relatando com precisão e transparência os apontamentos da auditoria.
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Devido atendimento profissional:
Os auditores devem possui competências e habilidades para conduzir a auditoria sendo zelosos.A equipe auditora deverá ter o discernimento adequado para fazer os julgamentos adequados.
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Confidencialidade:
Todos os dados e processos verificados na auditoria são confidenciais.Os organismos certificadores mantém junto a seus auditores um Termo de confidencialidade assinado para garantir esse princípio.
Não se preocupe a auditor está acostumado a verificar processos dos mais variados tamanhos e de todos os seguimentos, ele estará preocupado com a verificação da conformidade.
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Independência:
As conclusões da auditoria devem refletir a realidade, assim, o auditor não pode ser tendencioso ou ter qualquer conflito de interesse com a empresa ou com os auditados.A certificadora envia um cronograma prévio da auditoria e os nomes da equipe auditora, assim, você poderá verificar a imparcialidade com antecedência.
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Abordagem baseada em evidências:
Para chegar a conclusões de auditoria confiáveis os auditores buscam evidências (provas) do atendimento dos requisitos auditados.A auditoria é um processo amostral e sistêmico.
O relatório de auditoria será como uma fotografia do momento auditado.
As evidências trazem a veracidade necessária para as conclusões de auditoria.
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Mentalidade de risco:
A partir da versão de 2018 a ISO 19011 incluiu o princípio da mentalidade de risco.A auditoria passou a considerar os riscos e oportunidades, que derivam do contexto da organização, para planejar a auditoria e para verificar o gerenciamento da organização.
A ISO 19011:2018 traz uma tabela para avaliação do auditor:
A lista de organismos certificadores pode ser encontrada no site.
Baseada nessas diretrizes sua auditoria será um excelente momento de revisão do seu trabalho e será um momento propício para absorver as melhorias e pontos não conformes identificados pela equipe auditora.
Auditor não é um inimigo e o processo deve ser tranquilo.
Caso essas diretrizes não sejam cumpridas, cobre seu organismo certificador.
Eles são prestadores de serviço da sua empresa como qualquer outro.
Com um sistema de gestão bem implementado não haverá surpresas na sua auditoria externa.
Uma consultoria especializada em certificações tornará o processo tranquilo.
A Amplitude Consultoria, além da implementação, realiza sua auditoria interna sanando possíveis não conformidades com antecedência.
