Implementar a cultura da gestão por processos na empresa garante vários benefícios para a organização e para as suas partes interessadas.
Ao longo deste artigo vou abordar os principais benefícios da gestão por processos.
Acompanhe:
#Benefício número 1: Melhoria na comunicação e padrão de trabalho
O primeiro benefício obtido com a implementação da cultura de gestão por processos é a melhoria na comunicação entre as partes interessadas.
Quando a empresa define padrões de trabalho a serem seguidos a premissa básica é que todos os operadores conheçam o procedimento a ser seguido e o executem da mesma maneira, sempre que houver mudança na versão do procedimento todos os envolvidos vão implementar a nova versão de maneira conjunta.
Outra parte interessada que ganha com isso são os clientes, que são beneficiados com um atendimento padronizado.
Dessa forma, em todas as unidades do negócio que o cliente for atendido a comunicação se dará da mesma maneira, com o mesmo padrão de excelência.
Outra grande vantagem é percebida pelos gestores e pela própria equipe, uma vez que a curva de aprendizagem no momento de integração de um novo componente ao time é reduzida.
Quando existe um padrão a ser seguido devidamente documentado, os novos colaboradores são comunicados formalmente sobre como serão os procedimentos a serem adotados no novo emprego, desde o momento em que são integrados a organização.
Isso permite que cada colaborador saiba exatamente qual é o seu papel dentro da empresa e não sinta a sensação de “estar perdido” em meio às atividades que precisam ser executados ao longo do dia.
#Benefício número 2: Aumento da confiabilidade e conformidade na execução dos processos
Conforme avança a implementação da gestão por processos aumenta o nível de confiabilidade e conformidade na execução dos processos.
Uma vez que existe um padrão as ser seguido, com indicadores responsáveis por monitorar o cumprimento das tarefas e a conformidade destas em relação aos objetivos propostos.
Quando existe um modelo padrão de processos a ser executado é possível aferir ao final do processo se o mesmo atendeu os requisitos propostos e se está conforme o estabelecido.
É possível ainda criar checklists de verificação de cumprimento e atendimento dos requisitos para atestar a conformidade e confiabilidade daquela execução.
#Benefício número 3: Facilidade para identificar gargalos, pontos de melhoria e medidas corretivas de não-conformidades
Por meio dos indicadores de cumprimento dos requisitos dos processos é possível prontamente identificar pontos de melhoria conforme o desempenho dos indicadores e gargalos que estão causando retrabalho ou atrasos na execução.
Com base nos resultados dos indicadores de desempenho do processo é possível criar estratégias de melhoria para a execução dos mesmos assim como medidas corretivas para minimizar os estragos.
Outra prática muito eficiente no gerenciamento de processos é a possibilidade de identificar e registrar as não-conformidades na execução do processo.
Pessoalmente eu sou contra ao registro de não-conformidades quando não existe um padrão para a execução do processo.
Uma vez que o procedimento padrão determina a conformidade, como é possível registrar uma não-conformidade na ausência deste?
Registro de não-conformidade sem o padrão a ser seguido está mais para arbitrariedade.
Assim recomendo que a sequência seja:
- Definição do padrão;
- Implementação da cultura por processos;
- Acompanhamento do desempenho;
- Identificação, registro e tratamento das não-conformidades quando estas ocorrerem.
#Benefício número 4: Redução do retrabalho
Outra grande vantagem da gestão por processos é a redução do retrabalho na execução dos mesmos.
Uma vez que quando são definidos os padrões é possível enxergar o processo de ponta-a-ponta, rastreando as entradas o processo de transformação e as saídas que representam o produto obtido por meio dos mesmos.
Uma vez definido o fluxo de execução do processo, fica muito mais evidente a existência de retrabalhos ou atividades desnecessárias que atrapalhem o fluxo do processo.
Assim, quando são identificados estes aspectos é possível criar novas versões onde os mesmos sejam corrigidos.
O ganho para a organização é enorme, pois imagine que dez pessoas dentro da linha de produção estejam executando atividades que geram retrabalho, quanto tempo não está sendo literalmente desperdiçado?
Agora imagine que devido aos vícios na execução 0,5% de tudo que é produzido está sendo fabricado com erros, ao término de trinta dias de produção quanto em recursos financeiros, de tempo e de matéria-prima a empresa não terá perdido.
Agora multiplique este número pela quantidade de tempo em que este processo não seja identificado.
O resultado desta conta já podemos imaginar não é verdade?
#Benefício número 5: Implementação de medidas preventivas
A implementação de medidas preventivas é portanto o produto de todo este trabalho de padronização dos processos.
Uma vez que a empresa passa a estar um passo à frente em relação às demandas e vícios na execução das atividades inerentes aos processos organizacionais.
Com a identificação de gargalos, retrabalhos, não-conformidades e demais anomalias em relação ao processo, fica muito mais fácil traçar medidas preventivas que venham a contribuir com a minimização dos desperdícios e erros.
Assim a empresa deixa de ter uma visão reativa e passa a agir de forma proativa e preventiva. Esta mentalidade faz toda a diferença na cultura por resultados.
Não se preocupe, no próximo artigo eu vou te apresentar um passo-a-passo muito simples para aplicar a gestão por processos na sua empresa.
As principais características dos processos é que eles são: repetitivos, provocam uma transformação e ao mesmo tempo são previsíveis.
Diante disso, os processos adquirem a características de poderem ser analisados e melhorados a cada repetição, daí vem o princípio da melhoria contínua.
Existe uma ferramenta que é muito utilizada pelas organizações para realizar o planejamento, execução, acompanhamento e extrair aprendizados e agir em torno das anomalias identificadas ao longo da execução dos processos que é o PDCA.
Pensando nisso, deixei um bônus especial para você!
Clique aqui e faça o download gratuitamente da Planilha PDCA.
Ela será muito útil para fazer a gestão dos processos na sua empresa, controlando desde o planejamento até a execução dos planos de ação, verificação e implementação das medidas corretivas visando a melhoria contínua.
Então, gostou do artigo?
Ficou empolgado com os benefícios e vantagens para a organização e para as partes interessadas com a implementação da gestão por processos?
Está ansioso para aplicar na sua empresa mas não sabe por onde começar?
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Te vejo no próximo artigo 🙂
