Mapear processos é uma metodologia que nós utilizamos nas empresas para identificar os processos nos mínimos detalhes.
Logo, com uma ferramenta extraordinária que é o mapa de processos, você é capaz de definir o fluxo dos processos da sua empresa.
Assim você consegue identificar as entradas, processos e saídas de cada um deles.
Objetivo do Mapa de Processos
É melhorar a performance das empresas, a partir do momento em que inicia o mapeamento seguindo o seu fluxo.
Desse modo começamos a obter informações valiosas sobre o processo, auxiliando as equipes a discutirem ideias de como aprimorar e reduzir Gaps nesses processos.
De fato isso naturalmente fará com que a equipe aprimore a sua comunicação na busca de identificação de possíveis gargalos, desperdícios e outros aspectos que podem reduzir a eficiência do processo.
A saber, um outro aspecto importante é que no mapeamento é possível você delimitar o alcance de cada processo, responsabilidades e autoridades.
Além de definição de medidas para aumentar a sua eficácia e também indicadores para acompanhar o desempenho do processo.
Em resumo, o mapa de processos é uma ferramenta para você ter a máxima compreensão de como o seu processo funciona no momento.
Ou seja, onde ele está perdendo eficiência e como ele pode ser aprimorado.
E como funciona o Mapa de Processos?
Primeiramente teremos que definir as entradas, também chamadas de inputs que é tudo aquilo que eu precisarei para realizar o processamento.
Por exemplo, materiais necessários, maquinário utilizado, metodologias que serão empregadas e os recursos humanos necessários.
Em segundo lugar, no processamento, é necessário conhecer todas as atividades e informações necessárias para que o processamento aconteça.
Em seguida, na terceira etapa temos as saídas, também chamados de outputs, eles praticamente são os resultados, ou valor entregue do processo ou atividade para o próximo processo da cadeia (fluxo), ou para o próprio cliente.
As saídas do processo podem ser informações, dados, o próprio produto ou serviço.
Uma saída pode ser considerada também como o próprio desempenho do processo.
Por exemplo um indicador mostrando se o processo foi capaz de produzir um resultado positivo ou não.
Vamos ver o esquema abaixo:
Perceba então que as saídas normalmente irão entregar valor daquilo que foi produzido que pode ser um serviço ou um produto à um determinado setor (outro processo).
E isso constitui uma interação, chamada de interação entre processo.
A interação funciona como uma cadeia contínua, ou seja, a saída de um processo pode ser a entrada de um novo processo.
Essa interação pode ser entre dois processos ou vários deles e normalmente o beneficiário final da última saída de um processo normalmente é um serviço de entrega ou o próprio cliente final.
Porém nem sempre a interação se encerra, pois muitos produtos e serviços contam, com serviços de garantia, sucesso do cliente e/ou pós-vendas.
Quando se mapeia os processos é um excelente momento para você repensar o fluxo daquele trabalho.
É um bom momento para se reavaliar a performance, desempenho e quantidade de mão de obra.
Logo que também é a hora de você aproveitar e analisar a possibilidade de automação e simplificação.
É um momento perfeito para reavaliar materiais utilizados e também fazer estudos de equipamentos e máquinas que possam performar melhor o processo.
Já vi muito casos de processos extremamente inchados que chegaram a reduzir em 80% seus custos mantendo a sua produtividade.
Assim como em outros casos vi processos que eram realizados a anos e que no mapeamento de processos foi constatado que ele poderia ser absorvido por outro processo ou terceirizado e outros que simplesmente foram eliminados.
Portanto, a partir do momento que você implanta algum tipo de mapeamento de processos, a sua empresa inteira está focada no que realmente importa para atender o cliente.
Ou seja o fluxo converge para o principal propósito da empresa que é atender as expectativas dos cliente e por que não encantá-lo de verdade.
Um exemplo interessante para ilustrar o mapa de processos
Imagina uma cozinha industrial.
Podemos dizer que são necessárias algumas entradas para que se inicie o processo.
Portanto nossa cozinha do exemplo terá uma equipe de cozinheiros, auxiliares e nutricionista.
É fundamental que ela possua um cardápio, manual de boas práticas, o procedimento operacional padrão, além de ingredientes, utensílios e equipamentos.
Baseado nessas entradas vamos as atividades que ela tem que realizar.
Como o controle de validades, controle de desperdícios, planejamento do cardápio do dia, ela precisa processar a fabricação dos alimentos, é primordial que ela faça uma limpeza periódica do ambiente, dos equipamentos e dos utensílios.
Então é nessa hora que o gerenciamento do processo ocorre para gerar o valor entregue ou simplesmente as saídas do processo, que pode ser:
O alimento livre de contaminação, um baixo nível de desperdício, o atendimento a legislação do setor.
São muitas coisas envolvidas.
Você percebe que nesse caso o que importa são os benefícios que serão gerados das atividades do processo.
Fora isso eu preciso medir se essas saídas estão sendo entregues e nesse caso eu posso utilizar alguns indicadores de desempenho como:
ZERO de contaminação alimentar, eu posso estabelecer como saída do processo que posso ter no máximo 1 % de desperdício, outro exemplo, eu quero atender 100% da legislação ou possuir ZERO de autuações ou multas e por aí vai.
Para você ter uma ideia de quão valiosa essa ferramenta é.
Aqui abaixo eu listei os:
10 benefícios que ela gera depois de implantada
- Eliminação das redundâncias
- Redução drástica da burocracia.
- Maximiza o valor entregue.
- Simplificação do fluxo do trabalho e da informação.
- Redução significativa do tempo de ciclo do processo.
- Redução brutal de erros e falhas.
- Evolução através de melhores práticas.
- Simplificação da linguagem.
- Padronização das atividades
- Ganho de performance dos outros processos da cadeia
Portanto lembre-se, siga o fluxo, mapeie os seus processos e gere muito resultado.
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