Tempo de Leitura: 5 minutos

Mapear processos é uma metodologia que nós utilizamos nas empresas para identificar os processos nos mínimos detalhes.

Logo, com uma ferramenta extraordinária que é o mapa de processos, você é capaz de definir o fluxo dos processos da sua empresa.

Assim você consegue identificar as entradas, processos e saídas de cada um deles.

Objetivo do Mapa de Processos

É melhorar a performance das empresas, a partir do momento em que inicia o mapeamento seguindo o seu fluxo.

Desse modo começamos a obter informações valiosas sobre o processo, auxiliando as equipes a discutirem ideias de como aprimorar e reduzir Gaps nesses processos.

De fato isso naturalmente fará com que a equipe aprimore a sua comunicação na busca de identificação de possíveis gargalos, desperdícios e outros aspectos que podem reduzir a eficiência do processo.

A saber, um outro aspecto importante é que no mapeamento é possível você delimitar o alcance de cada processo, responsabilidades e autoridades.

Além de definição de medidas para aumentar a sua eficácia e também indicadores para acompanhar o desempenho do processo.

Em resumo, o mapa de processos é uma ferramenta para você ter a máxima compreensão de como o seu processo funciona no momento.

Ou seja, onde ele está perdendo eficiência e como ele pode ser aprimorado.

banner-infografico-iso-9001-descomplicada-mapa-de-processos

E como funciona o Mapa de Processos?

Primeiramente teremos que definir as entradas, também chamadas de inputs que é tudo aquilo que eu precisarei para realizar o processamento.

Por exemplo, materiais necessários, maquinário utilizado, metodologias que serão empregadas e os recursos humanos necessários.

Em segundo lugar, no processamento, é necessário conhecer todas as atividades e informações necessárias para que o processamento aconteça.

Em seguida, na terceira etapa temos as saídas, também chamados de outputs, eles praticamente são os resultados, ou valor entregue do processo ou atividade para o próximo processo da cadeia (fluxo), ou para o próprio cliente.

As saídas do processo podem ser informações, dados, o próprio produto ou serviço.

Uma saída pode ser considerada também como o próprio desempenho do processo.

Por exemplo um indicador mostrando se o processo foi capaz de produzir um resultado positivo ou não.

Vamos ver o esquema abaixo:

Perceba então que as saídas normalmente irão entregar valor daquilo que foi produzido que pode ser um serviço ou um produto à um determinado setor (outro processo).

E isso constitui uma interação, chamada de interação entre processo.

A interação funciona como uma cadeia contínua, ou seja, a saída de um processo pode ser a entrada de um novo processo.

Essa interação pode ser entre dois processos ou vários deles e normalmente o beneficiário final da última saída de um processo normalmente é um serviço de entrega ou o próprio cliente final.

Porém nem sempre a interação se encerra, pois muitos produtos e serviços contam, com serviços de garantia, sucesso do cliente e/ou pós-vendas.

Quando se mapeia os processos é um excelente momento para você repensar o fluxo daquele trabalho.

É um bom momento para se reavaliar a performance, desempenho e quantidade de mão de obra.

Logo que também é a hora de você aproveitar e analisar a possibilidade de automação e simplificação.

É um momento perfeito para reavaliar materiais utilizados e também fazer estudos de equipamentos e máquinas que possam performar melhor o processo.

Já vi muito casos de processos extremamente inchados que chegaram a reduzir em 80% seus custos mantendo a sua produtividade.

Assim como em outros casos vi processos que eram realizados a anos e que no mapeamento de processos foi constatado que ele poderia ser absorvido por outro processo ou terceirizado e outros que simplesmente foram eliminados.

Portanto, a partir do momento que você implanta algum tipo de mapeamento de processos, a sua empresa inteira está focada no que realmente importa para atender o cliente.

Ou seja o fluxo converge para o principal propósito da empresa que é atender as expectativas dos cliente e por que não encantá-lo de verdade.

infografico-descomplicar-iso-9001

Um exemplo interessante para ilustrar o mapa de processos

Imagina uma cozinha industrial.

Podemos dizer que são necessárias algumas entradas para que se inicie o processo.

Portanto nossa cozinha do exemplo terá uma equipe de cozinheiros, auxiliares e nutricionista.

É fundamental que ela possua um cardápio, manual de boas práticas, o procedimento operacional padrão, além de ingredientes, utensílios e equipamentos.

Baseado nessas entradas vamos as atividades que ela tem que realizar.

Como o controle de validades, controle de desperdícios, planejamento do cardápio do dia, ela precisa processar a fabricação dos alimentos, é primordial que ela faça uma limpeza periódica do ambiente, dos equipamentos e dos utensílios.

Então é nessa hora que o gerenciamento do processo ocorre para gerar o valor entregue ou simplesmente as saídas do processo, que pode ser:

O alimento livre de contaminação, um baixo nível de desperdício, o atendimento a legislação do setor.

São muitas coisas envolvidas.

Você percebe que nesse caso o que importa são os benefícios que serão gerados das atividades do processo.

Fora isso eu preciso medir se essas saídas estão sendo entregues e nesse caso eu posso utilizar alguns indicadores de desempenho como:

ZERO de contaminação alimentar, eu posso estabelecer como saída do processo que posso ter no máximo 1 % de desperdício, outro exemplo, eu quero atender 100% da legislação ou possuir ZERO de autuações ou multas e por aí vai.

banner-infografico-iso-9001-descomplicada-mapa-de-processos

Para você ter uma ideia de quão valiosa essa ferramenta é.

Aqui abaixo eu listei os:

10 benefícios que ela gera depois de implantada

  1. Eliminação das redundâncias
  2. Redução drástica da burocracia.
  3. Maximiza o valor entregue.
  4. Simplificação do fluxo do trabalho e da informação.
  5. Redução significativa do tempo de ciclo do processo.
  6. Redução brutal de erros e falhas.
  7. Evolução através de melhores práticas.
  8. Simplificação da linguagem.
  9. Padronização das atividades
  10. Ganho de performance dos outros processos da cadeia

Portanto lembre-se, siga o fluxo, mapeie os seus processos e gere muito resultado.

Se desejar saber o que mais podemos fazer por você hoje acesse: Amplitude Consultoria ou acesse nosso site.