Quando se fala em fazer mapeamento de processo o que lhe vem à cabeça?
Geralmente algo chato de descrever não é mesmo?
Vou lhe ajudar hoje a mapear os seus processos, de uma forma simples e prática.
Primeiro, vejamos o que o Requisito 4.4 da ISO 9001:2015 diz:
Requisito 4.4 Sistema de Gestão da Qualidade e Seus Processos
A organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar continu
interações, de acordo com os requisitos desta Norma.
A organização deve determinar os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e sua aplicação na organização, e deve:
a) determinar as entradas requeridas e as saídas esperadas desses processos;
b) determinar a sequência e a interação desses processos;
Na extensão necessária, a organização deve:
c) determinar e aplicar os critérios e métodos (incluindo monitoramento, medições e indicadores de desempenho relacionados) necessários para assegurar a operação e o controle eficazes desses processos;
d) determinar os recursos necessários para esses processos e assegurar a sua disponibilidade;
e) atribuir as responsabilidades e autoridades para esses processos;
f) abordar os riscos e oportunidades conforme determinados de acordo com os requisitos de 6.1;
g) avaliar esses processos e implementar quaisquer mudanças necessárias para assegurar que esses processos alcancem seus resultados pretendidos;
h) melhorar os processos e o sistema de gestão da qualidade.
i) manter informação documentada para apoiar a operação de seus processos;
j) reter informação documentada para ter confiança em que os processos sejam realizados conforme planejado.
Através deste requisito, podemos perceber o quanto é necessário definir os processos dentro da organização e também explicar como eles funcionam.
Realizar um mapeamento de processos bem detalhado, facilitará o entendimento do colaborador, caso ele fique com alguma dúvida sobre onde buscar informações sobre executar suas atividades ou qual é o processo seguinte após ele concluir seus afazeres.
E também ajudará o auditor a entender mais rapidamente o processo no momento da auditoria.
Pois no documento estará evidenciado claramente tudo o que pertinente àquele processo.
Mas por onde começar?
Em primeiro lugar defina quais os processos existentes em sua empresa.
Por exemplo: Compras, Comercial, Produção, Marketing e Gestão de Pessoas.
Fique atento!
Pois as pessoas costumam confundir setor e processo.
Saiba que um setor não é necessariamente um processo.
Em muitos casos, o mesmo setor ou até a mesma pessoa executam atividades de vários processos.
Diante dos processos definidos, você analisará cada um deles e fará as seguintes perguntas:
Quais as atividades tem dentro desse processo?
As atividades relacionadas acima, dependem de que entrada para serem realizadas? (dá onde elas vêm)
Para executar esta atividade, eu recebo alguma informação de outro processo?
O que acontece depois que a atividade é executada?
Que documentos são gerados após a atividade ser realizada?
Após a finalização desta atividade, para qual processo ela é encaminhada?
Perceba que ao responder ao questionário acima, você estará delineando as entradas e saídas de um determinado processo.
E também demonstrando a interação entre todos os processos da organização.
Logo, você terá o seu mapeamento de processos.
Atualmente existem várias formas de evidenciar o mapeamento de processos.
Mas tem uma ferramenta bem bacana que se enquadra nesse requisito: o diagrama de tartaruga, você já ouviu falar?
Através dela, você coleta informações sobre o mapeamento de processos: Entradas, Saídas, Recursos, Como, Quem e Indicadores.
Você pode moldá-la e acrescentar alguns itens a mais, como recursos, gestão dos riscos e oportunidades.
Olhe o exemplo abaixo:
Lembre-se que na maioria das vezes, a saída de um processo é a entrada de outro.
Repita o questionário, para todos os processos. Um a um.
Se ainda tiver alguma dúvida sobre como mapear seu processo, agende um horário comigo e acesse nossa página para ter mais informações.
