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Dias atrás um auditor me relatou o quanto ele fica satisfeito ao ver um sistema de gestão simples e prático.

Pois ele tem visto por aí muita documentação engessada, com formulários desnecessários que acabam sendo preenchidos apenas para “o auditor ver”.

Como são os documentos na sua empresa?

Primeiramente, eu acredito em sistemas de gestão simples e prático.

Bem como reforço que simples não é ser frágil e sim prático, que contenha as informações necessárias e aquelas que forem relevantes para a organização.

Além disso, lembre-se que montar um sistema de gestão da qualidade tem que agregar valor à empresa e não ser algo que só é visto e mantido próximo das auditorias.

Principalmente porque já passou o tempo em que muita documentação era sinônimo de controle total dos processos e de produto com qualidade.

Portanto agora o que interessa mesmo é um sistema de gestão que atenda às necessidades da organização.

Mas você pode estar se perguntando:

Afinal como eu faço para saber se meu sistema de gestão é engessado ou prático?

Pare um momento para avaliar todos os seus documentos.

Verifique todos os requisitos da portaria 79 e/ou portaria 52 e perceba como você está atendendo a eles.

E então se faça as seguintes perguntas:

O que o requisito em si está dizendo que deve ser feito?

Você precisa compreender o que significa cada requisito para ver a melhor forma de atendê-lo.

Eu preciso de tudo isto?

Verifique o que você tem hoje: procedimento, formulário, instrução de trabalho, planilha, etc.

Em conclusão identifique o que atende ao requisito da norma/portaria, e preste atenção se tem algo ali que te parece estar em excesso, que se não tivesse não faria diferença.

Existe outra forma de atender a este requisito?

Pesquise formas de aplicar o requisito, converse com outras pessoas sobre ele, afinal, duas cabeças pensam melhor que uma não é mesmo?

Como eu posso deixar o meu sistema de gestão mais prático para mim e para os meus colaboradores?

Analise tudo o que você tem: onde você registra as informações e se registra em mais de um lugar o mesmo conteúdo.

Se existem informações iguais que estão descritas em locais diferentes.

Veja se são realmente necessários todos estes elementos estarem duplicados.

Tenho certeza que muitas ideais surgirão e novas possibilidades serão abertas para o atendimento da portaria 52 e/ou portaria 79.

E é importante que você transforme essas ideias em ações as coloque em prática.

Para isso, veja o artigo 5W2H onde eu explico exatamente isso.

É assim que eu faço nos meus clientes e dá ótimos resultados!

Faça você também!

Se ficou alguma dúvida, entre em contato comigo.