Um dos desafios que um projeto de consultoria de processos enfrenta é tangibilizar resultados para a empresa que contratou seus serviços, e nada melhor do que a utilização de KPI’s.
As melhorias dos processos devem ser pensadas focando nos objetivos de negócio, implantadas e monitoradas através de indicadores chave de desempenho, alinhados com os objetivos definidos para o negócio.
A nossa metodologia permite identificar ineficiência nos processos e recomendar planos de ação para melhorias que trarão retorno real para a empresa, seja na redução de custos diretos ou na eliminação de ineficiências, retrabalhos ou desperdícios.
Os planos de ação de melhorias são criados com o envolvimento e sugestões dos colaboradores da empresa que irão executá-lo.
Eles devem ter aderência aos novos processos e pessoas chave irão mensurar e registrar o desempenho dos indicadores para cada processo, que serão então auditados e avaliados com relação à sua execução e resultados.
A execução por parte da empresa é monitorada pela consultoria que também avalia o andamento dos planos de ação junto aos colaboradores para garantir que as melhorias dos processos sejam corretamente implementadas, dentro do tempo do projeto.
Muito importante ressaltar que o comprometimento de toda a empresa e o empenho dos colaboradores chave serão fatores decisivos para que mudanças positivas sejam obtidas através das melhorias dos processos, isso requer que a gestão esteja imbuída do espírito de mudanças e dando suporte ao projeto.
Definir KPI’s (Key Performance Indicators, ou Indicadores Chave de Desempenho)
É uma tarefa muito relevante para que o projeto atinja os benefícios que foram definidos no início da consultoria.
Como a quantidade de processos pode ser bastante grande, dependendo da complexidade de um negócio, é necessário escolher os indicadores corretos para um processo ou um conjunto de processos.
Há uma técnica que facilita a escolha dos KPI’s chamada “cascading” ou cascateamento de indicadores.
Primeiro são definidos os indicadores macro para o negócio, em seguida os indicadores departamentais que contribuem para esses indicadores e por último, os indicadores operacionais conectados aos indicadores departamentais.
Uma das vantagens do “cascading” é não duplicar as medidas e sim orientá-las de acordo com as suas relações de causa e efeito.
O resultado disso é conseguir direcionar os indicadores corretos que mais contribuem para os objetivos do negócio.
O mapa dos indicadores, cada um dentro de cada nível (operacional, departamental e estratégico), permite uma visão muito clara dos processos críticos que contribuem para o resultado do negócio.
O envolvimento dos colaboradores chave na definição desses KPI’s, aumentará a visibilidade do funcionamento da organização com a lógica de causa e efeito, melhorando o fluxo de informação dentro da empresa e a comunicação interna, um dos objetivos primários da metodologia de consultoria da Visão Company.
O método do cascading também permite o alinhamento das tarefas dos colaboradores com os objetivos de negócio, os indicadores nos diferentes níveis da organização se tornam relevantes para os colaboradores ao mesmo tempo que trazem uma maior clareza de seu papel e influência dentro da empresa.
Isso possibilita uma maior motivação aos colaboradores, principalmente quando avaliados positivamente quanto aos indicadores dos processos pelos quais são responsáveis.
Do ponto de vista da gestão, a principal vantagem da definição e monitoramento dos KPI’s é o deslocamento dos principais empreendedores, sócios ou gestores para o nível estratégico do negócio, se preocupando como atingir os objetivos por eles traçados e, retirando gradativamente esses atores da cena operacional da empresa, porém sem sacrificar nenhum controle sobre esses processos, que estarão devidamente mapeados e com seus indicadores definidos e devidamente anotados nas ferramentas que a empresa definir para realizar a gestão de processos.
A Visão Company utiliza um dos sistemas mais difundidos no mercado para a gestão de processos, somos parceiros certificados da Pipefy, sistema de BPM (Business Process Management – Gestão de Processos de Negócio) completo com ferramentas de automação de processos que gera ganhos para a empresa em termos de controles de processos, facilidade de comunicação e controles gerenciais.
