A conciliação financeira em muitas empresas é ignorada.
Seja pela dificuldade em fazer o controle, pela quantidade de contas que a empresa possui ou pelo volume de informações que a empresa tem.
Contudo o fato é que, se você não faz a conciliação financeira da empresa você não tem o controle completo do que acontece.
Ainda mais sobre o lucro que você gera nas vendas.
Muitos empresários não dão importância para que a conciliação financeira seja feita diariamente.
Assim também não existe na empresa a cultura de fazer acontecer, de acompanhar, de cobrar.
Desse modo é essencial que você entenda que uma das responsabilidades de qualquer empresário é saber onde está sendo aplicado o resultado do seu esforço em vendas.
Isto é, você precisa incluir na rotina do seu dia um horário para tratar desse assunto.
Afinal, a empresa normalmente é espelho do dono, do gestor.
Então se você cobra os resultados os funcionários se preocupam em prestar contas e em organizar as informações.
No entanto, se o empresário é apenas mais um no quadro de funcionários e não faz reuniões para se informar do que acontece na empresa a equipe não se motiva a fazer com que aconteça.
Uma eficiente gestão financeira não acontece se não existe uma base sólida para tomada de decisão.
E convenhamos, se sua empresa não sabe o que está acontecendo com seu dinheiro, não adianta ter o melhor planejamento estratégico.
Assim, ter a informação do que acontece com o dinheiro que sua empresa gera é a base para qualquer planejamento estratégico.
Seja ele de curto, médio ou de longo prazo.
É uma rotina diária em que o analista financeiro, ou mesmo o empresário evidencia o que aconteceu com o dinheiro no dia de ontem, na semana anterior, no mês anterior, etc.
Então, agora que sabemos da importância da conciliação financeira vamos falar um pouco da rotina para que ela aconteça.
A Rotina da Conciliação Financeira
Defina um responsável pela conciliação financeira na empresa (Analista Financeiro).
Uma função com tal importância para a empresa precisa ter um dono, alguém em você empresário possa confiar toda a movimentação.
O Analista Financeiro da sua empresa terá a responsabilidade de prestar contas de tudo que acontece com o seu dinheiro.
Outras pessoas até podem efetuar pagamentos, no entanto estes devem prestar contas para o Analista Financeiro.
A emissão dos extratos bancários deve ser feita diariamente, contemplando sempre a movimentação do dia anterior.
Atualmente quase todos ou todos os bancos possibilitam que os extratos sejam exportados para planilha eletrônica.
Assim não é difícil que você faça o controle da movimentação em uma planilha eletrônica.
Fica a cargo do Analista Financeiro a classificação de todas as movimentações que ocorreram na conta bancária.
Se sua empresa possui um sistema, esse sistema deve contar com um plano de contas que possa atender à todas as necessidades gerenciais da sua empresa.
Não menos importante que a emissão diária dos extratos bancários é o controle efetivo da movimentação dos caixas.
Assim como é necessário categorizar todos as movimentações financeiras das contas bancárias.
É necessário que façamos o mesmo com a movimentação que ocorre nos caixas.
A seguir listo alguns motivos que justificam a rotina diária da conciliação financeira:
- Garantir que toda movimentação financeira que ocorre na empresa seja categorizada;
- Garantir a confiabilidade no relatório de contas a pagar;
- Garantir a confiabilidade no relatório de contas a receber;
- Garantir a confiabilidade na informação de acontece com todo o dinheiro que passa pela empresa;
- Garantir que o departamento de cobrança tenha segurança de efetuar as cobranças à medida que os títulos vencem;
- Dar segurança que a empresa possa confiar no relatório do Fluxo de Caixa, uma vez que a conciliação financeira é base para garantir que os números futuros refletem a realidade;
- Dar segurança para que a empresa construa seu Balanço Patrimonial;
- Possibilitar o controle efetivo das vendas com cartão de crédito, controlando tarifas e antecipações;
- Possibilitar o controle efetivo dos cheques recebidos de clientes;
- Possibilitar o controle efetivo das vendas com boleto bancário;
- Possibilitar o controle efetivo das tarifas bancárias, se tudo que foi combinado com o gerente está sendo cumprido pelo banco;
Ainda tem dificuldades de implantar a cultura da conciliação financeira na sua empresa?
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