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A finalidade de ter um processo padrão de controle de mudanças documentado é:

Assim certamente asseguraremos que as mudanças feitas sejam consistentes e que os envolvidos pertinentes sejam informados do estado do produto ou processo.

E ainda sobre as mudanças feitas neles e dos impactos de custos e programação gerados por essas mudanças.

Afinal o envolvimento de todos de forma sistêmica e controlada gera por si só a diminuição do desperdício e do retrabalho.

Pois as mudanças são analisadas e discutidas antes de sua execução.

Portanto outro ponto forte que diminui o retrabalho e o desperdício é aprovação das ações em vários níveis.

Salvo a alienação ao protocolo de aceite das entregas da mudança.

Estas duas ferramentas fazem com que os envolvidos monitorem cada etapa passo-a-passo.

Sendo que este monitoramento declina os níveis de retrabalho e desperdício.

Vejamos abaixo as etapas de controle de mudança que contribuem para a queda do retrabalho e desperdício.

Nota: figura modelo padrão de mercado

Objetivos dos Princípios do Sistema de Gerenciamento de Mudanças

  • Promover o balanço da mudança

É o processo de comunicação e documentação dos fatores críticos entre os interessados.

Tem por objetivo reduzir a possibilidade de ocorrência de conflitos.

  • Reconhecer a mudança

Nesta etapa a equipe é incentivada a discutir e identificar as mudanças potenciais e prioritárias.

Posteriormente avaliando o impacto positivo e negativo desta mudança, e se negativo formas de mitigar estes impactos.

  • Avaliar a mudança

Tem como propósito determinar se a equipe de gerenciamento aceita e implementa a mudança proposta.

Se a mudança foi identificada como de alta prioridade na fase anterior, por exemplo.

A equipe deve determinar uma fonte de suprimentos para aprovação imediata, pois um atraso na mudança provavelmente pode acarretar prejuízos.

  • Implementar a mudança

Requer monitoramento com documentação da resolução da mudança com o objetivo de controlar as mudanças.

Assim como resolver disputas futuras ou ainda como lições aprendidas para a empresa.

Porém, não apresenta um processo formal para a implementação da mudança, pois varia para cada tipo.

  • Continuidade no aumento das lições aprendidas

O principal objetivo deste item é a aprendizagem contínua com os erros que as mudanças causam.

As equipes do projeto devem compreender as causas e origens das mudanças, e a experiência com projetos passados.

Isso auxilia na prevenção de erros com projetos futuros.

Conclusão

Recomendo fortemente implementar em suas organizações o Controle de Mudanças.

Pois além de ser um item obrigatório na NBR ISO 9001-2015.

É uma ferramenta decisiva de gestão para as organizações modernas que buscam melhoria continua, diminuição de custos e controle apurado de processos.

Segue um brinde para vocês!

Uma Planilha Para Controle e Gestão de Mudanças.

Com ela vocês poderão gerenciar as mudanças de forma efetivas em suas organizações.

Tendo assim controle total em cada etapa do processo.