A finalidade de ter um processo padrão de controle de mudanças documentado é:
Assim certamente asseguraremos que as mudanças feitas sejam consistentes e que os envolvidos pertinentes sejam informados do estado do produto ou processo.
E ainda sobre as mudanças feitas neles e dos impactos de custos e programação gerados por essas mudanças.
Afinal o envolvimento de todos de forma sistêmica e controlada gera por si só a diminuição do desperdício e do retrabalho.
Pois as mudanças são analisadas e discutidas antes de sua execução.
Portanto outro ponto forte que diminui o retrabalho e o desperdício é aprovação das ações em vários níveis.
Salvo a alienação ao protocolo de aceite das entregas da mudança.
Estas duas ferramentas fazem com que os envolvidos monitorem cada etapa passo-a-passo.
Sendo que este monitoramento declina os níveis de retrabalho e desperdício.
Vejamos abaixo as etapas de controle de mudança que contribuem para a queda do retrabalho e desperdício.
Nota: figura modelo padrão de mercado
Objetivos dos Princípios do Sistema de Gerenciamento de Mudanças
- Promover o balanço da mudança
É o processo de comunicação e documentação dos fatores críticos entre os interessados.
Tem por objetivo reduzir a possibilidade de ocorrência de conflitos.
- Reconhecer a mudança
Nesta etapa a equipe é incentivada a discutir e identificar as mudanças potenciais e prioritárias.
Posteriormente avaliando o impacto positivo e negativo desta mudança, e se negativo formas de mitigar estes impactos.
- Avaliar a mudança
Tem como propósito determinar se a equipe de gerenciamento aceita e implementa a mudança proposta.
Se a mudança foi identificada como de alta prioridade na fase anterior, por exemplo.
A equipe deve determinar uma fonte de suprimentos para aprovação imediata, pois um atraso na mudança provavelmente pode acarretar prejuízos.
- Implementar a mudança
Requer monitoramento com documentação da resolução da mudança com o objetivo de controlar as mudanças.
Assim como resolver disputas futuras ou ainda como lições aprendidas para a empresa.
Porém, não apresenta um processo formal para a implementação da mudança, pois varia para cada tipo.
- Continuidade no aumento das lições aprendidas
O principal objetivo deste item é a aprendizagem contínua com os erros que as mudanças causam.
As equipes do projeto devem compreender as causas e origens das mudanças, e a experiência com projetos passados.
Isso auxilia na prevenção de erros com projetos futuros.
Conclusão
Recomendo fortemente implementar em suas organizações o Controle de Mudanças.
Pois além de ser um item obrigatório na NBR ISO 9001-2015.
É uma ferramenta decisiva de gestão para as organizações modernas que buscam melhoria continua, diminuição de custos e controle apurado de processos.
Segue um brinde para vocês!
Uma Planilha Para Controle e Gestão de Mudanças.
Com ela vocês poderão gerenciar as mudanças de forma efetivas em suas organizações.
Tendo assim controle total em cada etapa do processo.
