Vamos demonstrar como elaborar um formulário para análise de crédito, que tornará o processo de captura de informações mais eficiente.
Primeiramente, iremos avaliar como substituir a ficha cadastral pelos formulários inteligentes e eletrônicos do Google. Na sequência, também iremos sugerir mudança na forma como esta informação deverá ser solicitada ao cliente.
Grande parte das empresas possui uma ficha cadastral que é entregue ao cliente no seu primeiro pedido.
Geralmente é um formulário impresso, no qual são solicitados dados de cadastro, sendo que a maior parte destes dados visa garantir a emissão correta da nota fiscal.
Da mesma forma essa ficha é a mesma para todos os novos clientes, independentemente do seu porte ou ramo de atividade.
Qual é o objetivo do formulário para análise de crédito?
Todos concordam que o objetivo de um formulário para análise de crédito é a captura de informações que contribuam para a análise da situação atual da empresa.
Simultaneamente um bom formulário deve permitir:
- o entendimento da situação financeira;
- evolução do seu faturamento;
- informações a respeito do seu ciclo operacional, ou seja, para quem a empresa cliente vende, em que prazo recebe, de quem compra, e em que prazo paga.
Desta forma, com base nestas informações e demais dados de mercado, o analista poderá definir um limite de crédito e o prazo para pagamento.
Definitivamente a maior parte das fichas cadastrais não atendem a estes objetivos.
De acordo com a nossa experiência podemos afirmar que existe uma forma segura de se obter estas informações, sem grandes investimentos. Porém, para isso, duas mudanças seriam necessárias:
- Primeiro, substituir a ficha cadastral por formulários eletrônicos, que podem ser elaborados sob medida para os diferentes perfis de clientes;
- Segundo, que este formulário seja enviado pela área de crédito, e não pela área comercial.
Com isso, aumenta-se de forma considerável a qualidade da informação a ser recebida, e estreita-se o relacionamento entre a área de crédito, e o responsável pelos dados do lado do cliente.
Assim, no caso de dúvidas, a área de crédito saberá exatamente quem deverá ser contatado.
Definitivamente estamos otimizando em muito aquele momento inicial, em que o cliente está aberto a fornecer informações em troca de um potencial limite de crédito e prazo para o pagamento.
Vantagens para Implementação do Formulário Eletrônico
Em suma, eis algumas vantagens de implementação do Formulário em substituição à antiga ficha cadastral:
- Primeiramente, os formulários podem ser customizados de acordo o segmento e porte das empresas. Empresas menores, com menores demandas, formulários mais simples. Empresas com maiores demandas, formulários mais complexos;
- Em todos os formulários é possível incluir questões que permitam o entendimento sobre o fluxo operacional das empresas, como as informações que constam neste slide.
Desta forma, temos:
- o grupo que consolida as informações referente ao saldo de contas a receber e de faturamento;
- informações sobre o prazo de recebimento a cada faixa;
- dados relacionados aos principais clientes.
Logo são informações que, independentemente do prazo, é possível obter de seus clientes.
Em um outro grupo, temos as informações referentes ao contas a pagar:
- valores a pagar – o que ajuda a identificar a relevância que o seu crédito terá nesta empresa;
- os prazos médios de pagamento;
- e, finalmente, as informações dos principais fornecedores.
Em síntese, conhecer a dinâmica do mercado é fundamental para avaliar a congruência destas informações.
Enfim, aqui também cabe a velha e boa checagem junto aos demais fornecedores, pois um bom formulário deve conter espaço para a identificação da empresa e os dados do contato.
Conclusão, a médio prazo, é possível inclusive saber qual o % de clientes da sua base possuem fornecedores em comum, e com isso, planejar algum tipo de parceria de atuação.
Podemos ajudar sua empresa a desenvolver formulários mais eficiente e com isso, aumentar sua produtividade e mitigar os riscos. Inclusive, esse post aqui conta um pouco sobre a dinâmica de uma consultoria de crédito e cobrança. Vale a leitura!
Um abraço
