Se você está sobrecarregado com a gestão de processos da sua empresa, eu tenho a solução!
Você já se pegou falando: “Eu faço tudo na minha empresa. Como vou dar conta da Portaria 79 e /ou Portaria 52!”
Então com certeza esse artigo é para você.
Já falei em outros artigos sobre utilizar os requisitos da portaria como meio para crescer a sua empresa.
Se você já tem os requisitos implementados, agora está na hora de dar uma olhada em seus processos e revisá-los.
E eu vou te ensinar como fazer isso de uma forma simples e prática.
O que é processo?
É uma sequência de atividades, uma série de ações ou passos que são realizados para alcançar determinados objetivos.
Tudo o que a gente faz na vida tem um processo: escovar os dentes é um processo, fazer comida é um processo.
Todas as nossas atividades se tornam um processo.
Já se deu conta disso?
Pense numa padaria…
Você consegue imaginar quais são os processos de uma padaria: O processo de compra de matéria-prima, o processo de fabricação de um pãozinho.
Pense numa academia…
Quais são os processos existentes numa academia:
Processo de montagem de série do aluno, Processo de contratação professores.
Pense num salão de beleza: processo de esterilização de equipamentos, Processo de compra de materiais, Processo de escolha de profissionais, atendimento ao cliente.
Diante disso, percebe-se que independente do tamanho da organização, sendo grande média ou pequena sempre tem processos.
Mas porque ter processos definidos dentro da portaria 79 e portaria 52 é importante?
Vou lhe mostrar alguns motivos para se ter uma gestão de processos bem definida:
Representação visual
Quando se tem uma visão geral do processo, fica mais fácil compreender como ele é realizado.
Um processo pode ser descrito através de imagens, fluxogramas ou até mesmo descritivo.
Disseminar conhecimento
Quando se tem um processo descrito, passar o conhecimento para os demais colaboradores se torna mais tranquilo.
Eles conseguirão entender melhor o funcionamento daquele processo.
Promover melhorias
Com o processo definido, com as pessoas tendo conhecimento das atividades e sabendo como aquele processo ocorre, surge a possibilidade de promover melhorias dentro daquele processo.
Indicadores
Com todos os pontos acima bem estabelecidos, a organização consegue definir bons indicadores para medir os processos e assim saber se ele está indo bem ou não.
E o que pode ser feito para melhorá-lo.
E agora, por onde eu começo a gestão de processos?
Você deve estar se perguntando.
Primeiramente, anote quais os processos existentes na sua empresa, para que você execute a gestão de processos da melhor forma possível.
Mesmo que em muitos casos você execute sozinho, você certamente tem processos.
Feito isso, descreva as atividades realizadas em cada processo que você definiu.
E vale ressaltar que é importante descrever como acontece hoje e não como você gostaria que fosse.
Acrescente também os recursos necessários para a execução desse processo.
Tendo em vista que para a realização de determinadas atividades são necessários maquinários, material de apoio e etc.
Lembre-se que um processo não pode existir apenas na cabeça de quem o executa.
Se for assim, no momento que a pessoa não estiver, a empresa não consegue seguir adiante.
Imagina como seria se as atividades do processo de vendas do colchão estivessem apenas na memória de quem realiza esse processo?
Como você teria acesso aos preços, as negociações, aos pedidos?
Quando se tem um processo estruturado e bem escrito é possível fazer com que todos tenham a mesma visão do que está acontecendo e isso facilita as oportunidades de melhoria como também a detecção dos possíveis riscos.
Saiba que o que não pode acontecer é ter um processo funcionando na empresa onde todos sabem que não está bom, que às vezes se pede a mesma coisa várias vezes, ou que a informação fica parada na mesa de alguém ou ainda que cada pessoa faça a atividade de uma forma diferente, sem que alguém pare para analisá-lo e modificá-lo.
Você tem a liberdade para adaptar seus processos conforme agregar mais valor para você.
Apenas tome cuidado para manter os requisitos mínimos obrigatórios da Portaria 79 e/ou Portaria 52.
A Portaria 79 e/ou Portaria 52 podem sim trazer muitos benefícios para sua empresa.
