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Conciliação financeira dentro de uma empresa não é uma tarefa tão simples.

Como vivencio essa situação diariamente vou contar pra você algumas operações que normalmente são ignorados na conciliação financeira.

E ainda falar pra você como a implantação dessa rotina pode mudar a qualidade dos seus relatórios financeiros.

Este artigo não tem como objetivo tratar de todos os desembolsos da sua empresa, trataremos somente da gestão do saldo de contas a pagar.

Entenda como contas a pagar todo e qualquer compromisso futuro assumido pela empresa, seja ele decorrente de operações de compra de estoque de matéria prima, compra de mercadoria para revenda, empréstimos, financiamentos, despesas, impostos, etc.

A correta conciliação do saldo vai dar a você a segurança de análise de indicadores de desempenho que são criados com as informações de balanço.

O objetivo aqui é evidenciar em um relatório de contas a pagar todos os compromissos listados no Balanço Patrimonial, possibilitando a sua visão na data de vencimento do compromisso, possibilitando ao gestor uma visão mais ampla com base nesse vencimento.

Então vamos lá?

Como os assuntos relacionados à conciliação financeira normalmente são extensos vamos tratar um de cada vez, e claro, objetivar o maior aproveitamento no assunto, que vamos falar.

Controle do saldo de contas a pagar

Normalmente ela não é feita na empresa, e a ausência de seu controle traz insegurança na informação para planejamento financeiro da empresa.

A rotina é necessária ainda para garantir total segurança na tomada de decisão sobre acordos com fornecedores e o acompanhamento do saldo total de contas a pagar da empresa, o que reflete diretamente na confiabilidade de indicadores criado com base no saldo de contas a pagar.

Agora que sabemos sobre a sua importância vamos ao controle.

Controle

Em determinada data anote o saldo total de suas contas a pagar.

Considere todas as contas que irão vencer e as possivelmente vencidas.

Diariamente, ao final do dia anote esse valor em uma planilha simplificada para controle diário.

Assim vamos determinar que no início a periodicidade do controle seja diária, e à medida que a confiabilidade nos números vai aumentando, você pode diminuir a frequência da validação.

A esse saldo inicial você vai anotar o valor dos compromissos assumidos no dia (sejam eles de estoque, despesas, operações de crédito, etc.).

O valor dos pagamentos, sejam estes pagamentos utilizando recursos do caixa, recursos do estoque (no estoque caso de devolução de compra), acordos comerciais, etc.

Mas por que fazer esse controle, se meu sistema faz isso de forma automática?

É comum encontrarmos conciliações de forma equivocada, que normalmente acontecem quando há pagamento de fornecedores com acordos comerciais, devolução de compra, compensação de adiantamentos, troca de mercadorias, outros processos em que existe movimentação fiscal e/ou contábil, mas não existe movimentação financeira.

Atente para as configurações do seu sistema.

Pois ele pode estar configurado para gerar movimentações contábeis fiscais, porém não está configurado para gerar movimentações financeiras.

Periodicamente converse com o departamento de compras para reconhecer e/ou documentar possíveis acordos comerciais, que geram algum tipo de crédito com o fornecedor ou mesmo uma possível alteração na data de vencimento.

Ou seja, garanta que todas estas negociações estejam documentadas no seu sistema.

Se seu sistema permite que seja feito a classificação a nível de documento é importante que as negociações comerciais feitas pelo departamento de compra sejam evidenciadas por meio de “status”, “carteira” deste documento.

E que dessa forma possibilite você excluir e/ou adicionar estas classificações ao seu relatório de Fluxo de Caixa, deixando-o com a real situação dos compromissos financeiros a serem honrados financeiramente em seus respectivos vencimentos.

Assim você poderá gerar os relatórios, e estes acordos sejam de fácil entendimento evitando assim pagamentos equivocados, gerando desgastes com novas negociações.

Fique atento ainda, pois, as devoluções de compra podem gerar títulos financeiros, porém, como é uma saída de mercadoria normalmente ela vai gerar essa movimentação no contas a receber.

Inclua na sua rotina diária a emissão de relatório agrupado por CFOP de devolução de compra, para que possa validar se as devoluções feitas abateram em títulos em aberto ou se geraram crédito.

O crédito de uma devolução de compra vinculado a uma nota fiscal já paga pode estar gerando um título financeiro no contas a receber.

É obrigação do (a) responsável pelas contas a pagar saber dessa informação, e uma das formas é a emissão do relatório de devoluções pelo CFOP de devolução de compra.

Inversamente à devolução de compra a devolução de um cliente vinculada a uma nota fiscal já paga, fará com que o saldo de contas a pagar seja reduzido, comprometendo assim o saldo total de contas a pagar.

O débito existe com o cliente, mas o lançamento trará a falsa visão de que o total de contas a pagar foi reduzido, quando na verdade deve existir é a redução de contas a receber que ainda não foi conciliado.