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Afinal, o que é a Gestão por Processos Organizacionais?

Muito se fala sobre a gestão de processos, padronização de fluxos de trabalho e etc.

Mas acredito que pelo menos uma vez ou outra os gestores, que são tão cobrados pela direção no que diz respeito a qualidade do produto final que é oferecido ao cliente se perguntaram:

“Como implementar de fato esta prática e utilizá-la para minimizar os erros e retrabalhos ao longo da execução dos processos?”

Neste artigo, vou abordar uma diferença básica entre gestão de processos e gestão por processos (parece pouco mas faz toda a diferença) e como engajar a equipe para obter um melhor desempenho na execução das atividades.

Acompanhe: hoje e nesta série de 5 artigos

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Qual a diferença entre a Gestão de processos e a Gestão por processos?

Quando falamos em gestão de processos pressupomos que os processos já existem, estão mapeados e o papel do gestor é gerir os mesmos.

Certo? Errado!

Existe um fator preponderante dentro da empresa: os processos por si só não são os responsáveis pelo sucesso e pela eficiência na entrega dos resultados aos clientes.

O simples fato de ter um manual com procedimentos padronizados, não faz com que o produto ou serviço seja entregue com qualidade ao cliente.

O gestor não deve gerir processos e sim pessoas que serão os responsáveis por executar os processos.

Daí a importância de desenvolver a cultura nas pessoas e de aprimorar a comunicação no momento de definir o padrão de processos a serem seguidos.

As pessoas serão as grandes responsáveis por fazer com que os processos sejam executados de maneira eficiente e eficaz e leve a satisfação dos clientes.

Quando falamos em gestão por processos estamos nos referindo a utilizar processos padronizados e difundidos junto a equipe para atingir os objetivos estratégicos que também precisam estar compartilhados e internalizados por todos os membros a corporação.

Assim, a gestão por processos indica uma visão mais ampla da organização com controles regidos por processos que são executados por pessoas. 

Então ficou claro a diferença?

Não fazemos gestão de processos, fazemos gestão de pessoas que executam trabalhos através de processos definidos e difundidos.

Como conseguir envolver os colaboradores na gestão por processos? 

A participação dos colaboradores é fundamental na gestão por processos.

Existem duas situações que são mais popularmente encontradas nas empresas:

  1. Existem empresas que já possuem processos padronizados há bastante tempo, mas precisa trabalhar a difusão e comunicação dos mesmos junto aos colaboradores;
  2. Existem empresas que não possuem processos padronizados. Nesta os processos são executados da forma como cada colaborador acredita que seja a maneira mais adequada para aquela situação.

Para cada um destes perfis de empresa existe uma medida a ser tomada, na empresa do exemplo “a” deve-se investir em cultura por processos, na disseminação destes processos e internalização destes por parte da equipe.

Na empresa do exemplo “b”, o grande desafio será realizar propriamente a definição dos processos chave, mapeamento e criação do padrão a ser seguido.

Em ambos os casos a participação das pessoas é de fundamental importância para sucesso do projeto.

Pois não adianta ter processos mapeados e não segui-los.

E sem ter os referidos processos não há como fazer a gestão por meio destes.

Quando vamos partir do zero existe um trabalho muito maior que exige esforço da equipe e que muitas vezes os gestores sentem dificuldades em  realizar esta operação.

Como tudo na vida, o ser humano trabalha por estímulos, como sabemos que a comunicação é essencial para fazer com que o projeto dê certo, de nada adianta tentar querer “plantar” os processos na empresa.

As pessoas precisam abraçar o modo de operação e não há estratégia melhor do que fazer com que as mesmas se envolvam pessoalmente na execução dos mesmos, uma vez que isso gera compromisso.

Outra grande vantagem do padrão de processos ser elaborado pelos próprios executores é que será possível identificar gargalos e corrigi-los.

Uma vez que caso estejam ocorrendo vícios na execução do processo, a tendência é que estes sejam reproduzidos no momento em que os colaboradores estejam executando a descrição dos mesmos.

Assim estes gaps serão identificados ao longo da padronização.

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Alguns incentivos podem ajudar

Se a sua empresa trabalha com metas e incentivos aos colaboradores, uma boa ideia é incluir o projeto de difusão ou elaboração dos procedimentos operacionais padronizados na meta a ser trabalhada.

Como falei anteriormente, seres humanos são motivados por estímulos, e estes são bem-vindos quando se trata de implementação de projetos que exigem alto engajamento dos participantes.

Já tive a oportunidade de participar de experiências bastante exitosas com vinculação de projetos completos a metas de programas de incentivo aos colaboradores.

Se você quiser saber mais sobre programas de incentivo aos colaboradores leia o artigo: Entenda como os programas de incentivo aos colaboradores podem potencializar os resultados da sua empresa.

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No próximo artigo vou abordar os principais benefícios de implementar a gestão por processos na sua empresa, você não pode perder!

Te espero no próximo artigo! 🙂

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