Um dia destes estava conversando com um empresário e ele me confessou uma grande insatisfação com o software que era utilizado na empresa.
Algumas das queixas dele:
- Relatórios incompletos;
- Informação sem consistência;
- Ausência de relatórios;
- Suporte da empresa é ineficiente;
- Auto valor de mensalidade;
- Burocracia do atendimento aos chamados;
- Aproveitamento do software abaixo do esperado;
- O software não é especialista no ramo em que atuo;
- Não tenho informações para tomada de decisão;
- As informações demoram muito e tenho que tratar tudo externo ao sistema;
Bem, a lista é grande!
Se deixar escrevo aqui tranquilamente mais uma dezena de queixas que ouvi deste cliente e ouço com frequência de outros.
E como ele se queixou queria ouvir a minha opinião.
Foi então que começamos juntos a fazer uma reflexão, criando algumas situações e fazendo algumas perguntas básicas.
- Foi feito o investimento em treinamento, sugerido pela empresa desenvolvedora do software no momento da implantação, ou você mesmo definiu a quantidade de horas que seriam investidas?
- Foi feito um levantamento prévio de pré-requisitos de configurações com base nos processos existentes, regras de negócio, políticas da empresa e toda a documentação que é exigida para que a empresa opere?
- E se falarmos em planejamento de médio e longo prazo, a empresa tem claro os objetivos para sejam configurados indicadores de acordo com os resultados esperados?
- Desde o dia em que foi implantado o sistema houve rotatividade na equipe?
- A empresa cresceu, mudou regras noras, chegaram novos funcionários, tudo isso foi tratado junto com a empresa de software?
- Foi feito o investimento adequado em infraestrutura para receber o software?
Pois é, muitas das respostas a estas perguntas eram negativas.
Então começamos a pensar em uma possível solução para realmente trocar de sistema, uma vez que ele não queria mesmo continuar com a empresa na qual tinha contratado anteriormente.
Bom, uma vez que essa decisão já foi tomada começamos a falar de como poderia ser feito essa transição.
Como sou gestor financeiro e não atuo ativamente com implantação de sistemas (apesar ter formação acadêmica pra isso), levei a conversa para que ele pudesse então começar a planejar a transição.
Comecei então a fazer perguntas que precisam de resposta concretas, objetivas e muito bem embasadas.
Como pensou em fazer a migração dos dados do software atual para o novo software?
Ele me disse que faria a importação dos dados, e que isso era problema da nova empresa a ser contratada.
Até certo ponto concordo com o seu posicionamento.
Mas já parou pra pensar que se você não tem segurança nas informações atuais, e por isso quer trocar de sistema, será que não é hora de vocês internamente validarem as informações financeiras, tais como, contas a receber, contas a pagar, estoque, saldos de caixa e banco, cadastro de clientes, cadastro de fornecedores, e por aí vai.
Ele me disse que isso levaria muito tempo, além do mais, a implantação do novo sistema precisa ser rápida, temos um curto espaço de tempo para essa migração.
Bem, se o tempo é curto, precisa de informações confiáveis no novo sistema, as informações atuais são duvidosas, isso tudo me parece um pouco arriscado.
A minha proposta pra ele foi antes de tomar qualquer decisão que ele colocasse os números em evidência, na palma da mão, tornasse aqueles números confiáveis, para que ele tenha um ponto de partida para questionar a informação no novo software.
Vejo isso com certa frequência, por mais trágica que seja a troca de um software muitos empresários tem a péssima mania de estar o tempo todo questionando a qualidade do software que tem na empresa.
Também vejo empresários que simplesmente ignoram rotinas de reunião, processos e controles financeiros, simplesmente deixando de acompanhar o dia a dia da empresa por estarem “apagando outros tipos de incêndio na empresa”, afinal o gestor o que mais me parece comum é gestor “apagando incêndio”.
Daí então eu fiz uma proposta para esse gestor.
E se nós criarmos uma agenda de reuniões para validação dos números, e destas reuniões começarmos a tirar dados para tomada de decisão.
A proposta foi aceita, criamos a agenda, reunimos a equipe e então definimos um plano de ação para validação dos números e na sequência construímos uma agenda de resultados, começar pelo saldo das contas de caixa e banco.
Ajustamos todos os saldos, esquecemos o movimento passado e demos uma nova rotina para a empresa, saldo dos extratos bancários conciliados com o sistema, definimos e formalizamos um responsável para a rotina diária de conciliação bancária, em que tudo que acontecia no extrato deveria estar devidamente lançado no sistema e categorizado conforme a movimentação.
Emitimos um relatório de contas a receber, como ele era o dono da empresa ele sabia, ou pelo menos achava que sabia quanto cada cliente devia pra ele.
Em alguns dias chegamos a um número confiável de contas a receber.
Definimos um responsável pelo acompanhamento desse número, e uma rotina de acompanhamento, de forma que a cada venda a prazo que fosse feita na empresa aumentasse o número inicial, e a cada recebimento de títulos diminuísse o saldo.
Criamos uma agenda de reuniões para que esse responsável nos justificasse a oscilação do número em detalhes, simplesmente emitindo relatório de vendas por cliente e recebimento por cliente, assim tínhamos o valor de entrada e o valor de saída e consequentemente a oscilação do saldo estava justificada.
Fizemos o mesmo com: controle de cheques, controle de cartões de crédito e débito, contas a pagar, estoque.
Criamos uma rotina e definimos responsável também para o acompanhamento das margens, do faturamento, do custo, das despesas.
Mas lembra que na empresa já tinha responsáveis por esses números?
Pois é, o fato é que estas pessoas estavam sem um propósito muito claro do que se esperava delas, estavam ligadas no automático, estavam lá mas desconheciam com clareza o propósito pra o qual foram contratadas.
Com a agendas de reuniões e a frequência de validação dos números a empresa toda começou a se movimentar, começou a ter que dar explicações quando um determinado resultado apresentava divergências ou tinha alguma inconsistência.
Sem tomarmos conhecimento começou uma onda de auditoria de processos dentro da empresa, com o questionamento dos números as pessoas começaram a identificar também as falhas de sistema, as falhas de configuração, melhorias de processos.
Já pensou no quanto a empresa estava se tornando mais eficiente?
Então, você deve estar pensando… mas e a troca do sistema?
Bem, existem duas respostas possíveis para esse questionamento:
Primeira: chega-se à conclusão de que realmente o sistema precisa ser substituído, pois a empresa evoluiu e precisa de um sistema mais robusto;
Segunda: chega-se à conclusão de que o sistema atende grande parte da demanda de processos e controles da empresa e a troca pode ainda esperar um pouco.
Mas o ponto que mais chama a atenção no contexto desta história é que tudo se resumo à falta de controle por parte do gestor.
Em que podemos evidenciar:
- Definição clara dos objetivos pelo qual a empresa foi criada;
- Ausência de indicadores de desempenho que mantem a empresa no foco proposto;
- Falta de reunião com a equipe para busca dos resultados;
- Ter a necessidade de conhecer os números reais da empresa;
- A empresa cresceu, mas cresceu desordenadamente e carece de uma reestruturação;
- A empresa cresceu e a equipe e/ou o software não acompanhou o crescimento;
- A tecnologia do software está obsoleta e o gestor não acompanhou a mudança;
- A empresa precisa reinvestir em infraestrutura, pois a que foi implantada já não dá mais conta de acompanhar as evoluções do software;
- Etc.
Mas o principal aprendizado que fica é que se o gestor fica focado em apagar incêndio o dia todo e deixa de cuidar da estratégia, muitas coisas que parecem pequenos detalhes passam desapercebidos e ao longo do tempo eles começam a crescer e tomar proporções que podem comprometer toda uma organização, que outrora teve muito sucesso.
Portanto, você que é gestor faça uma reflexão profunda, sobre os seus processos e sobre a forma como toma as decisões hoje.
Como você tem usado o seu tempo hoje?
Está apagando incêndio ou está trabalhando no desenvolvimento da equipe, processos e controles para que os incêndios parem de consumir todo o seu tempo.
Tem dúvidas e dificuldades de como resolver a questão?
Conte pra gente o que você tem resolvido de problemas hoje.
Forte abraço e até o nosso próximo contato.
