Se você está acompanhado a série de artigos da Semana da Gestão de Processos, você já viu todo o passo-a-passo para implementar a gestão de processos na sua empresa.
Se ainda não viu os outros artigos da série, você pode encontrá-los clicando abaixo:
- Artigo 1: Entenda de uma vez por todas como fazer para implementar a gestão por processos na sua empresa
- Artigo 2: O que é a Gestão por Processos Organizacionais?
- Artigo 3: Quais os benefícios da gestão por processos?
- Artigo 4: Passo-a-Passo para Implementar Gestão por Processos
Neste, que é o último artigo da série, vou falar sobre Como manter a gestão de processos funcionando dentro da empresa com o passar do tempo?
Sabemos que um dos grandes desafios encontrados pelos gestores é fazer com que a equipe fique integrada e falando a mesma linguagem no que diz respeito à execução dos processos e ao nível de qualidade com que os mesmos são executados.
Para isso, vou passar 4 dicas que poderão ser aplicadas pelos gestores para facilitar o processo de engajamento e participação dos colaboradores na gestão por processos.
Acompanhe:
Dica #1 – Comunique a equipe o objetivo do projeto
Para ter um projeto de implementação da gestão por processos de sucesso é essencial a participação e engajamento de toda a equipe.
Dessa forma, é essencial que uma das primeiras ações do cronograma do projeto seja a comunicação para a equipe de trabalho sobre o novo projeto que será iniciado.
É importante que o gestor consiga a adesão de todos os envolvidos na execução das tarefas inerentes ao mapeamento, modelagem e padronização dos processos.
A realização desta tarefa é bastante árdua e é essencial a contribuição de todos aqueles que participam da execução dos processos.
Dica #2 – Invista no fortalecimento da cultura organizacional
Por se tratar de um projeto que necessita do engajamento de todos os envolvidos com os processos, é essencial que o gestor invista no fortalecimento da cultura organizacional da equipe, fazendo lembrar a todos sobre a importância do trabalho em equipe com vistas a alcançar os objetivos da empresa.
Com a cultura organizacional fortalecida, será possível extrair os melhores esforços por parte dos envolvidos.
É sempre bom lembrar a equipe o motivo que faz cada um acordar todos os dias e ir trabalhar, é em busca deste objetivo comum que monta-se uma equipe de trabalho e é em torno deste que a mesma se mantém unida apesar das dificuldades do dia-a-dia.
Dica #3 – Estimule a participação dos membros da equipe
Para que os processos sejam representados de forma fidedigna à realidade é imprescindível a participação da equipe.
O ideal é dividir os processos entre os executores e solicitar que cada um contribua com uma parte do passo que está sendo executado naquele momento.
Isso vai fazer com que os mesmos sintam-se envolvidos e participem ativamente dos trabalhos.
Após todas as etapas de elaboração, ocorre o consenso final, onde as informações serão validadas e aprovadas por todos os envolvidos.
Nesse momento é possível realizar as discussões e ajustar o que for necessário, eliminando gaps, desperdícios e retrabalho.
Dica #4 – Pratique o feedback e nunca, jamais deixe o Manual ficar na gaveta!
Mesmo após a elaboração do Manual de processos, o gestor esporadicamente vai identificar que existe um ou outro desvio na rota.
É importante manter a prática do feedback assertivo, nunca fazer julgamentos nem recriminar os envolvidos.
Lembre-se, principalmente se a sua empresa nunca teve processos mapeados ou se a cultura da padronização e gestão por processos ainda está sendo desenvolvida, as pessoas não estão acostumadas a seguir padrões.
Todo mundo sempre executou as tarefas da forma que achava pertinente e não vai ser da noite para o dia que a mudança vai acontecer magicamente!
Por isso é importante investir no desenvolvimento e fortalecimento da cultura da gestão por processos.
Assim, sempre que houver o desvio em relação ao padrão estabelecido, é importante identificar as causas, trabalhar para analisar a causa raiz do desvio e capacitar os envolvidos para executar o processo corretamente.
Se você quer saber mais sobre identificação de causas raiz dos problemas ou desvios do padrão, leia este outro artigo que escrevi:
Como aplicar os 5 porquês para resolver problemas na empresa?
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Te vejo no próximo insight:)
