Uma ferramenta muito conhecida para realizar análise de riscos e oportunidades na ISO 9001:2015 é a Matriz SWOT.
E através dos resultados demonstrados nesta matriz podemos trabalhar estrategicamente na empresa.
Digamos que os funcionários contratados não estejam agindo conforme determinação das funções ou, que existe a necessidade de buscar novos clientes ou, os provedores externos contratados não estão cumprindo com os requisitos de qualificação.
Quando tentamos resolver problemas como esse e não encontramos soluções, podemos buscar ajuda com colegas empresários e, pode-se contratar um profissional da área para administrar os problemas e resolve-los o mais rápido possível.
Qual é a sua estratégia?
Toda empresa deve mostrar como irá competir no mercado e definir estratégias para atingir metas, sabendo que estratégia é a combinação entre os fins que a empresa busca e os meios utilizados.
Os fins devem originar os meios, ou seja, que a definição da meta origine a ação.
Ao estabelecer estratégias avalie os pontos fortes e fracos da sua empresa e as ameaças e oportunidades proporcionadas pelo ambiente externo, utilizando a Matriz SWOT.
Uma análise SWOT é a parte integrante de qualquer bom plano de negócios.
Quer você esteja no mercado há vinte anos ou esteja adquirindo detalhes específicos para um novo produto, uma análise SWOT inteligente informará todas as partes necessárias do seu negócio.
O básico de uma análise SWOT
Ao apresentar sua lista de pontos fortes e fracos, pense em fatores internos à empresa, como patentes, experiência, equipe, financiamento, localização, etc.
Ao pensar em sua lista de oportunidades e ameaças, pense em fatores externos como fornecedores, concorrentes, preços, mercado, etc.
Pontos fortes e fracos são coisas que você pode controlar e podem ser mudadas, com diferentes graus de esforço.
Oportunidades e ameaças são coisas que existem no mundo ou no mercado, independentemente do que sua empresa faz. Você provavelmente não pode mudar essas coisas.
Quando você deve conduzir uma análise SWOT?
Negócios existentes
As empresas existentes vão querer fazer uma análise SWOT sob duas circunstâncias:
- Em resposta a um ambiente em mudança, eles podem avaliar e responder proativamente.
- Em reuniões estratégicas programadas regularmente.
Novos negócios
Novos negócios usarão a análise SWOT para ajudar a formular seu plano de negócios.
É um passo inicial para criar uma estratégia coesa que será exclusiva para seus negócios.
Como conduzir uma análise SWOT
Quanto mais perspectivas você puder se envolver na sua análise SWOT, melhor.
Inclua pessoas em toda a sua empresa para ajudá-lo a entender os pontos fortes, as fraquezas, as oportunidades e as ameaças que enfrentam todos os departamentos em todos os níveis.
Este exercício também é uma oportunidade para diferentes departamentos se conectarem e se alinharem com a visão mais ampla da empresa.
A participação incentiva a adesão à estratégia resultante e faz com que cada parte da empresa se sinta incluída e integral para impulsionar os negócios.
Uma matriz de Análise SWOT é simples de criar.
Ela é composta de quatro quadrados, dispostos de dois em dois, cada um rotulado como uma das quatro seções.
Você pode pedir à sua equipe para preparar ideias antes de comparecer à reunião, mas o brainstorming ativo e colaborativo deve ser incentivado.
À medida que diferentes perspectivas trazem novas ideias, você começa a identificar os elementos mais importantes e unificadores.
Quando você tiver concluído o brainstorming, é hora de priorizar seus itens com a prioridade mais alta listada no topo de cada seção, em ordem decrescente.
Remova itens que não tenham um impacto significativo na empresa.
No final, você deve ter uma versão finalizada da sua análise SWOT.
Perguntas para guiar sua análise SWOT
Se você não sabe por onde começar, aqui estão algumas perguntas para ajudar a orientar a conversa.
Esta não é de forma alguma uma lista exaustiva de coisas que podem ou devem ser discutidas durante este exercício.
Pontos fortes (fatores internos, positivos)
Ao listar os pontos fortes da sua empresa, você quer pensar em fatores internos e positivos que estão sob seu controle.
- O que sua empresa faz bem?
- Que tipo de recursos sua empresa possui?
- Qual é o conhecimento da sua equipe?
- Quais ativos a empresa possui?
- Quais vantagens você tem sobre a concorrência?
Fraquezas (fatores internos, negativos)
Ao listar os pontos fracos de sua empresa, você precisa pensar em fatores internos e negativos que prejudicam a capacidade da sua empresa de atingir seu maior potencial.
- Quais áreas da sua empresa precisam de mais melhorias?
- Que tipos de recursos sua empresa não tem?
- Qual experiência sua empresa não tem?
- Quais ativos sua empresa não tem?
- Que desvantagens sua empresa enfrenta em comparação com sua concorrência?
Oportunidades (fatores externos, positivos)
Ao listar as oportunidades de suas empresas, você quer pensar em fatores externos e positivos com os quais sua empresa poderia prosperar.
- E sobre o estado atual do mercado você pode se beneficiar?
- Existem mudanças recentes no mercado que criaram novas oportunidades?
- Como você poderia adquirir mais recursos, experiência ou ativos?
- Quão importante é o tempo para qualquer uma das oportunidades que você identificou?
Ameaças (fatores externos, negativos)
Ao listar as ameaças de suas empresas, você deve pensar em fatores externos, além do seu controle, que possam colocar sua empresa ou sua estratégia em risco.
- E quanto ao estado atual do mercado pode prejudicar o seu negócio?
- Há alguma mudança recente no mercado que tenha diminuído as oportunidades anteriores?
- Quais são as estratégias que seus concorrentes atuais e potenciais usam?
- Existem ameaças aos seus recursos, conhecimentos ou ativos existentes?
- Quão importante é reagir a essas ameaças imediatamente?
Desenvolvendo estratégias a partir de sua análise
Depois de concluir e priorizar seus resultados SWOT, é hora de usar essas informações para desenvolver estratégias para sua empresa.
Para fazer isso, veja como as seções do diagrama se sobrepõem das seguintes maneiras:
- Estratégias de Força-Oportunidade: Alguma de suas forças pode ser usada para maximizar suas oportunidades?
- Estratégias de Ameaças de Força: Alguma de suas forças pode ser usada para minimizar suas ameaças?
- Estratégias de Fraqueza-Oportunidade: Alguma de suas oportunidades pode ser usada para minimizar suas fraquezas?
- Estratégias de Ameaças de Fraqueza: Alguma de suas oportunidades pode ser usada para minimizar suas ameaças?
À medida que os fatores internos e externos mudam, suas estratégias precisarão se adaptar a eles.
É importante realizar uma análise SWOT regularmente agendada de sua empresa para garantir que você esteja desenvolvendo suas estratégias com regularidade e precisão.
