Chegamos ao ponto mais alto da nossa discussão!
Se você chegou até este artigo e não leu os demais conteúdos da Semana da Gestão por Processos.
Recomendo que faça a leitura dos artigos anteriores:
- Artigo 1: Entenda de uma vez por todas como fazer para implementar a gestão por processos na sua empresa
- Artigo 2: O que é a Gestão por Processos Organizacionais?
- Artigo 3: Quais os benefícios da gestão por processos?
Neste artigo vou falar sobre o passo-a-passo para implementar a gestão por processos na sua empresa e no final vou disponibilizar um bônus gratuito!
Acompanhe:
#1º Passo: Definição do Escopo do Mapeamento de Processos
Para realizar qualquer atividade na vida é necessário saber por onde começar.
Certo?
A definição do escopo do mapeamento de processos dará exatamente este norte.
Nele serão listados todos os processos que são executados pelo setor em que está ocorrendo o mapeamento e padronização dos processos.
Assim como seus responsáveis pela execução de cada tipo de processo.
Neste primeiro momento é necessário refletir acerca de todas as atividades que compõem a execução do processo.
Vale lembrar que devem estar presentes no escopo todas as atividades que estão relacionadas à execução do processo, mesmo que estas sejam executadas por outros setores.
Informar estas atividades é importante para que após o mapeamento e padronização dos processos pelos responsáveis por sua execução seja possível montar o quebra-cabeças e estabelecer os pontos de ligação entre os processos e setores que são responsáveis pela execução dos mesmos.
#2º Passo: Mapeamento de Processos
Após definir o escopo dos processos que serão mapeados é chegada a hora de realizar o mapeamento de processos de forma propriamente dita.
O mapeamento de processos consiste em analisar o processo de ponta-a-ponta considerando todas as variáveis que estão envolvidas com a execução do mesmo. Tais como:
- Objetivo do processo: Representa a transformação que será alcançada por meio da realização do processo.
- Indicador de Monitoramento do processo: Indica como saber que o processo está correto, o que pode dar errado e quando o mesmo estará concluído com sucesso.
- O processo anterior: É o processo que antecede o processo que está sendo executado (se houver).
- As matérias-primas: As matérias primas são essenciais para a execução do processo, são o “alimento” para realização do processo, podem ser representadas por insumos de produção ou informações.
- Entradas: As entradas são todas as informações, insumos de produção e demais materiais necessários para a execução do processo.
- Atividades inerentes ao processo: As atividades representam os passos percorridos para a execução do processo.
- Saídas: As saídas são o produto do processo. É aquilo que se obtém com a realização do processo.
- Requisitos de saída: Os requisitos de saída representam as necessidades estabelecidas pelas partes interessadas que determinam como processo deve ser feito (são exemplos de requisitos de saída: Prazos, quantidade, cor, forma etc).
- O próximo processo a ser executado na sequência: Todo processo faz parte de um todo, mesmo que inicie ou feche um ciclo, então o próximo processo informará o próximo passo da sequência a qual o processo participa ou até mesmo se ali é o fim do macroprocesso.
Após fazer o levantamento de todas estas informações é possível ter uma visão do processo como um todo.
A partir daí surge a oportunidade de identificar gargalos, os famosos gaps na execução dos processos.
Se você quiser saber mais sobre Modelagem de processos, leia este artigo: Modelagem de Processos de Negócios: o que é e como pode ajudar a sua empresa a aumentar a eficiência?
#3º Passo: Elaboração dos Procedimentos Operacionais Padronizados (POP’s)
A elaboração dos procedimentos operacionais padronizados, mais conhecidos como POP’s, permite descrever o processo como se fosse uma “receita de bolo” ou um passo-a-passo para a execução do mesmo.
Com os POP’s fica muito mais fácil entender como o processo deve ser executado.
Isso faz com que o trabalho de integração de novos integrantes da equipe seja mais fácil, pois as pessoas não precisam ficar repetindo para o colega como executar as atividades, basta entregar o manual com o passo-a-passo.
É também por meio dos POP’s que é possível construir uma linguagem universal de execução dos processos dentro da empresa, de forma que todas as pessoas executem o processo da mesma forma enquanto vigorar aquela versão do manual de execução dos processos.
# 4º Passo: Elaboração dos Fluxogramas
Os fluxogramas representam o desenho do processo propriamente dito. Para elaborar os mesmos geralmente usamos alguma ferramenta de BPMN.
No mercado existem várias disponíveis. Entre elas podemos citar o Bizagi, o Heflo, o Visio da Microsoft e há ainda algumas pessoas que optam por elaborar por meio do bom e velho excel.
Por meio dos fluxogramas é possível representar graficamente a execução dos processos assim como os mesmos foram apresentados no mapeamento e descritos por meio dos POP’s.
A utilização dos fluxogramas permite ter uma visão clara, simples e direta a respeito dos passos que são necessários para executar determinado processo, assim como os pontos de verificação e de decisão que são necessários para validar se as atividades estão completas e corretas.
# 5º Passo: Elaboração do Manual de Processos
O Manual de Procedimentos Operacionais é a compilação de todos os passos citados anteriormente, organizados de acordo com a sequência de execução dos mesmos.
O Manual de Procedimentos operacionais deve ser validado pelos usuários e gestores responsáveis pela execução do processo.
É importante que cada executor tenha acesso a versão mais atualizada no manual de forma que a comunicação possa ser realizada de forma eficiente dentro da organização.
Este passo-a-passo que você acabou de ler consiste nos passos que utilizo na minha Consultoria Estratégica em Gestão de Processos.
Utilizo exatamente essa sequência para facilitar a execução do mapeamento e modelagem dos processos pelas organizações.
Então, ficou empolgado (a) para elaborar ou atualizar o mapeamento de processos da sua empresa?
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No próximo artigo vou falar sobre Como manter a gestão de processos funcionando dentro da empresa com o passar do tempo?
Você não pode perder!
Te espero no próximo artigo! 🙂
