Minha missão aqui é mostrar que ao implantar a ISO 9001 a empresa realmente traz consigo a redução de custos.
Inclusive proporcionando assim o retorno do próprio investimento na implantação.
Mas como há vários requisitos nesta norma vou fazer uma série de publicações onde falarei de como aplicá-los e fazer com que isso te auxilie na redução de custos.
Iniciarei com o requisito 6.1 – Ações para abordar riscos e oportunidades.
Pois este nos mostra de forma direta como reduzir custos!
Bom, começando então…
Inicio dizendo que definir um bom sistema de gestão da qualidade (Denominado SGQ) por si só já impacta diretamente em todas as áreas de negócio de uma empresa.
Ou seja, traz ganhos e consequentemente a redução de custos.
Porém há gestores que ainda não veem desta forma e não entendem seus benefícios, principalmente o da redução de custos.
Ter uma qualidade apenas para atender as necessidades e exigências dos clientes, não garante a sobrevivência de uma empresa é preciso considerar alguns outros benefícios, tais como reduzir os custos e consequentemente elevar o lucro e ainda podemos dizer que os processos se tornam mais eficientes.
Mas para isso é importante saber como implantar os requisitos da ISO de forma que se tenha resultados reais.
Por isso vou concentrar no requisito 6.1 e mostrar como obter a redução de custos e o primeiro passo muito importante é entender o requisito.
Então vamos lá?
O requisito diz:
“6.1 Ações para abordar riscos e oportunidades
6.1.1 Ao planejar o sistema de gestão da qualidade, a organização deve determinar os riscos e oportunidades que precisam ser abordados para:
a) Assegurar que o sistema de gestão da qualidade possa alcançar seus resultados pretendidos;
b) Aumentar efeitos desejáveis;
c) Prevenir, ou reduzir, efeitos indesejáveis;
d) Alcançar a melhoria.
6.1.2 A organização deve planejar:
a) Ações para abordar esses riscos e oportunidades;
b) Como:
1) Integrar e implementar as ações nos processos do seu sistema de gestão da qualidade;
2) Avaliar a eficácia dessas ações.
Ações tomadas para abordar riscos e oportunidades devem ser apropriadas ao impacto potencial sobre a conformidade de produtos e serviços.
NOTA 1 Opções para abordar riscos podem incluir evitar o risco, assumir o risco para perseguir uma oportunidade, eliminar a fonte de risco, mudar a probabilidade ou as consequências, compartilhar o risco ou
decidir, com base em informação, reter o risco.
NOTA 2 Oportunidades podem levar à adoção de novas práticas, lançamento de novos produtos, abertura de novos mercados, abordagem de novos clientes, construção de parcerias, uso de novas tecnologias e outras possibilidades desejáveis e viáveis para abordar as necessidades da organização ou de seus clientes”.
Para definirmos ações e aplicá-las aos riscos e oportunidades temos que fazer uso de metodologias tais como SWOT/FMEA.
Onde é possível identificar riscos potenciais/reais e oportunidades, sendo assim se antecipa ao risco e “força” a empresa a trabalhar nas oportunidades, ocasionando assim redução de custos.
De forma simples segue a definição e aplicação de cada uma destas metodologias:
- a) Análise SWOT ou Análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) (em português) é uma ferramenta utilizada para fazer análise de cenário (ou análise de ambiente), sendo usada como base para gestão e planejamento estratégico de uma corporação ou empresa.
Podemos dizer que é mais recomendada para os processos administrativos.
Pois é poderosíssima e possibilita uma geração de informações para um bom direcionamento estratégico.
- b) FMEA ou Análise do modo e efeito de falha ou simplesmente FMEA (do inglês Failure Mode and Effect Analysis) é um estudo sistemático e estruturado das falhas potenciais que podem ocorrer em qualquer parte de um sistema para determinar o efeito provável de cada uma sobre todas as outras peças do sistema e no provável sucesso operacional, tendo como objetivo melhoramentos no projeto, produto e desenvolvimento do processo.
Podemos dizer que é mais recomendada para os processos operacionais/técnicos, sendo aplicada no projeto de um produto ou processo.
É a forma da empresa mostrar domínio sobre seu produto/processo.
Conforme está descrito na norma:
“Ao planejar o sistema de gestão da qualidade, a organização deve determinar os riscos e oportunidades”.
Por isso ao fazer o levantamento das fraquezas e ameaças na SWOT, a empresa identificará todos os riscos potenciais/reais.
Em seguida para cada risco identificado deverá ser elaborado um plano de ação (5W2H) e assim atenderá a letra “a) Assegurar que o sistema de gestão da qualidade possa alcançar seus resultados pretendidos”.
No processo operacional/técnico, aplicando a metodologia FMEA, o objetivo também é de fazer um levantamento dos modos de falhas para cada etapa do processo.
Em seguida analisar os efeitos, causas controles (Prevenção/Detecção) e também para cada risco identificado em cada etapa deverá ser elaborado um plano de ação (5W2H) e assim atenderão as letras “b) Aumentar efeitos desejáveis” e “c) Prevenir, ou reduzir, efeitos indesejáveis”.
E em ambos os casos o resultado esperado é a letra “d) Alcançar a melhoria”, mas para isso é importante planejar ações e conforme descrito no item 6.1.2 tópico 2 a organização deve “Avaliar a eficácia dessas ações”.
É importante também analisar as ações:
“Ações tomadas para abordar riscos e oportunidades devem ser apropriadas ao impacto potencial sobre a conformidade de produtos e serviços.
Inclusive eu costumo dizer que é definir o remédio certo para cada dor.
Ou seja, uma simples dor de cabeça, um remédio simples, uma dor de cabeça crônica e constante, um tratamento intensivo.
Enfim, veja que o segredo está no uso de metodologias, por isso se consegue reduzir custos então corre aplicar a SWOT e FMEA.
Conheceu mais um pouco da norma ISO 9001?
Viu como ela pode ajudar sua empresa a reduzir custo e o requisito 6.1 foi só uma parte.
Por isso quanto mais conhecer a Norma ISO 9001 mais você terá certeza do seu benefício.
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